Bij het nadenken over websites beschouwen veel mensen ze als marketinginstrumenten. Dit is allemaal goed en Aslan Webtech wel. Marketing is eigenlijk de fundamentele rol van een goed ontwerp van een boekhoudwebsite. Uw website is echter een opmerkelijk krachtig hulpmiddel, en een redelijk ontwerp zal uw praktijk helpen een niet onaanzienlijke hoeveelheid geld te besparen.
Het is heel eenvoudig om een functie ‘Volg uw terugbetaling’ aan uw website toe te voegen. Financiële rekenmachines zijn ook eenvoudig. Koop een aantal interactieve rekenmachines om uw klanten te helpen met hun persoonlijke en gezinsfinanciën. Zorg ervoor dat uw administratieve assistenten bekend zijn met deze functies, zodat zij bellers naar de juiste webpagina’s kunnen verwijzen. Dit kan u veel niet-factureerbare uren aan de telefoon besparen.
Zet uw communicatie over naar e-mail. Nu hebben de meeste bedrijven dit al gedaan voor dagelijkse contactberichten, maar een verrassend groot aantal bedrijven verspilt nog steeds veel geld aan drukwerk en portokosten. Er zijn twee eenvoudige websitefuncties waarmee uw bedrijf deze kosten kan verlagen.
Het eerste kenmerk is uw nieuwsbrief. U kunt uw nieuwsbrief gratis online plaatsen. Gebruik e-mail om eens per maand links ernaar te verzenden. Voeg een korte teaser toe voor uw beste artikelen met ‘lees meer’-links om ze op uw site te plaatsen.
Elk jaar rond deze tijd komt er weer een echte moordenaar langs. Het is belastingseizoen. Mailt u nog steeds uw jaarlijkse fiscale organisatoren? Probeer ze in plaats daarvan via internet te verspreiden! Er zijn twee zeer effectieve methoden om dit te bereiken.
De eerste en meest gebruikelijke methode is om uw belastingorganisator als downloadbaar document op uw website te plaatsen. Gebruik Adobe Acrobat om uw belastingorganisator te converteren naar een PDF-bestand, zodat Mac-gebruikers er ook toegang toe hebben. Deze oplossing is de snelste, gemakkelijkste en goedkoopste oplossing. Uw klanten kunnen het formulier gewoon downloaden, invullen en naar u terugsturen.
Er is een andere oplossing en die is veel spannender, maar ook veel moeilijker te implementeren. Het is mogelijk om uw website in te richten als online formulier. Uw klanten kunnen het daadwerkelijk invullen en rechtstreeks op uw website naar u verzenden. Dit is mijn voorkeursmethode, maar er is iets van een expert op het gebied van het ontwerpen van boekhoudkundige websites voor nodig om het te laten werken. Het verbetert de deelname en levert u direct de resultaten op bij indiening. Er is natuurlijk een keerzijde. Traditionele formulierpagina’s verzenden het ingevulde formulier per e-mail en belastingorganisatoren bevatten veel vertrouwelijke informatie. Het is duidelijk dat dit een aanzienlijk veiligheidsprobleem is. Het formulier moet veilig zijn, met andere woorden beveiligd met een wachtwoord, en het moet rechtstreeks op de webserver worden uitgevoerd. Dit vereist enige geavanceerde programmering.
Het laatste waar ik het over wil hebben is je bestandsuitwisseling. Uiteraard is de beste oplossing een oplossing die volledig is afgestemd op uw praktijk, en de meeste aanbieders van boekhoudwebsite-ontwerp bieden deze service aan. Als de jouwe geen dropbox-account heeft, plaats dan enkele links op je boekhoudwebsite om je klanten te helpen hetzelfde te doen. U hoeft niet meer door de stad te reizen om de Quickbooks-schijven van uw klanten op te halen en af te leveren, en geen dure expresleveringen meer. Met slechts een paar muisklikken kunnen deze gegevens direct en veilig via uw website worden overgedragen. Veel accountantskantoren, vooral accountantskantoren met meerdere kantoren, hebben dit ontwerpconcept nog een stap verder gebracht. Ze draaien hun boekhoudsoftware feitelijk rechtstreeks op een webserver, zodat ze altijd, vanaf elke plaats en in realtime toegang hebben tot de gegevens van hun klanten.